Een relatie belde mij met een dringende vraag. Hij wilde een offerte indienen in een tendertraject. De offerte moest nog worden geschreven en de deadline was al in zicht. Of ik hem wilde helpen met overtuigende teksten. Nou is dat precies wat ik het liefste doe, dus ik ging direct aan de slag. Dat deed ik aan de hand van de volgende stappen.
1. VRAGEN STELLEN
Uiteraard begon ik het met het lezen van alle tenderdocumenten. Vervolgens vroeg ik hem of hij na het lezen van alle documenten nog vragen had. Zelf vond ik bijvoorbeeld een van de onderdelen waarop beoordeeld zou worden niet duidelijk. Samen hebben we bepaald waarover we nog vragen gingen stellen.
2. KERN VAN DE UITVRAAG
We hebben beiden de uitvraag heel aandachtig gelezen en de kern daarvan bepaald. Wat wil de opdrachtgever precies? Welk probleem moet er worden opgelost? Pas als je dat weet, kun je een antwoord daarop gaan formuleren.
3. AANPAK VOOR HET SCHRIJVEN
Wie begint er met schrijven? In dit geval was er haast, ging het om een technisch product én had hij al eens eerder op een vergelijkbaar traject ingeschreven. Om deze redenen heeft hij zelf de eerste versie van het voorstel opgesteld. Voordat hij begon met schrijven, gaf ik hem een aantal tips.
4. TIPS VOOR HET SCHRIJVEN
Bedenk vóór het schrijven van het voorstel hoe je deze ronde kunt winnen. Relevant daarbij is ten eerste, wat wil de opdrachtgever? Ten tweede: wie is hier je concurrent en wat biedt die? En ten derde: wat maakt jouw bedrijf uniek; wat bieden jullie wat de opdrachtgever wil zien en wat de concurrent niet heeft?
5. SMART
De tekst die hij op basis hiervan schreef, heb ik vervolgens zowel op inhoud als op taal kritisch gelezen, van feedback voorzien en geredigeerd. Daarbij maakte ik de teksten SMART, duidelijk, kort en krachtig, met een heldere structuur, goede alinea-opbouw, aansprekende kopjes, juiste opmaak en in correct Nederlands.
