Moderne teksten
De lezer van nu vraagt om begrijpelijke en prettig leesbare correspondentie. Ook als het om zakelijke brieven en e-mailberichten gaat. Hoe zorgt u ervoor dat u de lezer niet verliest?
3 tips voor begrijpelijke, eenvoudige en persoonlijke teksten:
1. Geef voldoende informatie met een duidelijke boodschap.
Draai er niet omheen. Een verzoek afwijzen en uitleggen dat er geen budget voor is bijvoorbeeld, is veel duidelijker dan vage opmerkingen zoals “we verwachten in de toekomst minder ruimte om aan uw verzoek te kunnen voldoen…”.
2. Gebruik een persoonlijke en geen afstandelijke toon.
Dus niet “Naar aanleiding van uw schrijven d.d. 1 juli jongstleden inzake uw verzoek om de geleden schade te vergoeden, delen wij u het volgende mede”. Maar wel “In uw brief van 1 juli 2015 vroeg u om een schadevergoeding. Onze reactie daarop is dat wij (…).”
3. Schrijf helder en eenvoudig.
Voorkom ingewikkelde zinnen en moeilijke woorden. De lezer wil een tekst niet twee keer lezen om het te kunnen begrijpen. Let daarom ook op vakjargon. “Bij gebreke van een tijdige betaling geven wij nu reeds voor alsdan te kennen dat wij dan een gerechtelijke procedure zullen entameren”, zullen juristen wel begrijpen. Maar de gemiddelde lezer zal een bericht dat er een procedure wordt gestart als hij niet tijdig betaalt, duidelijker vinden.
