Coronavirus, anderhalvemeterafstandseconomie of intelligente lockdown; hét woord van 2020 heeft ongetwijfeld iets te maken met de crisis waarin we nu zitten. Een crisis die onze manier van werken al drastisch heeft veranderd. Naast de enorme toename van videobellen, zie ik dat er ook meer geschreven wordt. Zoals notities aan klanten, e-mails aan collega’s en naslagwerken voor relaties.
Hoe zorg je er nu voor dat je tekst lekker leest en in één keer duidelijk is? Zodat je boodschap snel en goed overkomt. Hiervoor geef ik vijf tips.
1. Woordkeus
Gebruik begrijpelijke woorden. Vermijd vakjargon en andere moeilijke woorden en voorkom ook vage kantoortaal zoals ‘doorpakken, parkeren en aanvliegen’. Schrijf gewoon op wat je bedoelt, zodat iedereen van dezelfde betekenis uitgaat. En de lezer je tekst maar één keer hoeft te lezen om te begrijpen wat je bedoelt.
2. Actief
Actief schrijven houdt in dat je zo weinig mogelijk hulpwerkwoorden gebruikt. Hulpwoorden zijn ‘worden, zullen, kunnen, moeten, mogen, willen en gaan’. Soms is een hulpwerkwoord handig, bijvoorbeeld als je niet duidelijk wilt of kunt maken wie iets doet. Zo blijft in de zin ‘het onderzoek wordt uitgevoerd’ onduidelijk wie het onderzoek uitvoert. Maar het maakt de tekst ook afstandelijker en omslachtiger en past meestal niet bij beknopt schrijven.
3. Kort en krachtig
“Als ik meer tijd had gehad, had ik minder woorden gebruikt”, is een bekende uitdrukking. Waarschijnlijk kost het je als schrijver inderdaad extra tijd om je boodschap kort op te schrijven. Het voordeel ervan is dat het je dwingt om je te beperken tot de kern. Zo weet de lezer meteen wat het belangrijkste van je boodschap is en kost het de lezer minder tijd. Niet voor niets staat bij een artikel online tegenwoordig vaak de leestijd in minuten vermeld.
4. Structuur
Verdeel je tekst in alinea’s, waarbij elke alinea één onderwerp behandelt. De belangrijkste zin van een alinea staat aan het begin of aan het einde ervan. En met kopjes maak je de tekst overzichtelijk.
5. Zet een punt
Maak je zinnen niet te lang. Een zin van tien tot vijftien woorden is over het algemeen beter leesbaar dan een zin van twintig of meer woorden. Deel een lange zin daarom in tweeën en vervang de komma door een punt. Afwisseling tussen korte en iets langere zinnen is overigens wel prettig om te lezen.
