1. Geen antwoord geven op de vraag achter de vraag
Spreek degene die de offerte heeft gevraagd persoonlijk voordat je een offerte gaat schrijven. Komt een offerte-aanvraag via je website binnen? Bel de potentiële klant op! Verdiep je in het bedrijf en stel vragen. Wat is de vraag achter de vraag? Wat is de reden dat deze relatie jou heeft benaderd? Wat vindt hij of zij belangrijk? Dat kan bijvoorbeeld gemak zijn of snelle levering.
Als je de motieven kent, kun jij daar in de offerte bij aansluiten en laten zien dat je de vraag begrepen hebt. Gebruik daarbij de woorden en taal van je relatie, zo mogelijk voorzien van een quote uit het gesprek. Zo zet je de potentiële klant centraal.
2. Onpersoonlijke teksten en standaardzinnen
Gebruik geen standaardzinnen en begin niet met ‘hierbij stuur ik u met genoegen de offerte’. Maak het persoonlijk. Clichés worden niet gelezen. Ook een verwijzing naar het ‘plezierig gesprek’ wat aan de offerte vooraf ging, is zonder toevoeging erbij al niet meer persoonlijk en onderscheidend genoeg.
Streef daarom in elke offerte naar een andere enthousiaste openingszin. Denk daarbij eens aan het citeren van je gespreks-partner, zoals in deze openingszin: “‘Om meer omzet te genereren, moet ik ook online gaan verkopen’. Dit was een van uw treffende uitspraken tijdens ons prettige gesprek op xxx datum 2017.”
Zorg dat ook het vervolg aansluit bij wat deze potentiële klant nodig heeft. Bijvoorbeeld “u bent op zoek naar een webbouwer met veel ervaring in ….” Probeer die behoefte vervolgens als een concreet resultaat te verwoorden, zoals “u wilt op datum x een nieuwe website met webshop lanceren”.
3. Een verkeerde naam in de offerte
Verzamel goede basisteksten waar je uit kunt putten. Natuurlijk kun je goed gebruik maken van een vorige offerte aan een andere klant, maar let op dat je de namen en alle andere gegevens aanpast en op deze relatie toespitst! En nog een tip uit eigen ervaring met mijn voornaam Sacha; controleer hoe je een naam spelt.
4. Vage teksten met onduidelijk taalgebruik
Een paar jaar geleden berichtte het MKBServicedesk al: ‘Bedrijfsleven mist miljoenen door vage offertes. Een op de drie dienstverleners loopt daardoor opdracht mis.’
Uit onderzoek in opdracht van communicatiebureau Leene Communicatie onder ruim 500 zakelijke beslissers bleek dat ruim 35% van de opdrachtgevers kiest voor de dienstverlener die wel een duidelijke aanbieding doet. Dus vermijd wollige woorden; die spreken niet aan en kunnen bovendien tot discussie leiden. Gebruik ook geen vakjargon; die begrippen begrijpt vaak alleen je eigen beroepsgroep.
‘Een goede offerte maakt in heldere taal duidelijk wat de klant precies krijgt, welk probleem daarmee opgelost wordt en wat de kosten zijn.’ Een van de conclusies uit het onderzoek. Eerder schreef ik hierover ook een blog met de titel “Je snapt het niet”.
5. Taalfouten
Uit datzelfde onderzoek bleek ook dat taalfouten en kromme zinnen voor 55% van de zakelijke beslissers een grote tot zeer grote rol spelen in de beoordeling van offertevoorstellen. Niet alleen begrijpelijk, maar ook correct taalgebruik is van groot belang. Schrijf daarom korte zinnen en verbeter alle fouten in de tekst.
De spellingscheck haalt overigens niet alle fouten eruit. Zo wordt ‘ik fietst’ niet fout gerekend, omdat beide woorden wel bestaan. Vraag aan een ander om je offerte na te lezen. Is er niemand anders, laat de tekst dan een dag liggen en lees de offerte vervolgens nog een keer heel kritisch door.
Succes!
